Door een archiefsysteem te creëren waarin uw papierwerk wordt opgeslagen, kunt u erop vertrouwen dat u al uw belangrijke documenten snel en gemakkelijk kunt vinden. Dit lijkt misschien voor de hand liggend voor iemand die geen ADHD heeft; wanneer u echter met ADHD leeft, gaan stapels papier, angst en angstig zoeken vaak hand in hand wanneer u op zoek bent naar een bepaald stuk papier.
Het opzetten en onderhouden van een archiveringssysteem dat u gemoedsrust geeft, is goed besteedde tijd. Een ding dat mensen met ADHD ervan weerhoudt een archiefsysteem op te zetten, is dat het overweldigend kan zijn.
Een ADHD-vriendelijk archiefsysteem maken
Dus hier zijn 6 eenvoudige stappen voor het maken van een ADHD-vriendelijk archiveringssysteem.
Kies een archiefkast die je leuk vindt. U zult veel eerder een archiefsysteem gebruiken als u het uiterlijk van de kast leuk vindt. Kies er een die past bij je interieur en persoonlijkheid. Als je niet zeker weet hoeveel lades je nodig hebt, maak dan een oefensysteem met bankiersdozen. Stop je hangmappen in de dozen en test deze 1 of 2 maanden voordat je in een meubel investeert.
Hangmappen. Elk archiefsysteem heeft hangmappen nodig. Zorg voor één hangmap per onderwerp, bijvoorbeeld 'Bankafschriften 2016'. De betreffende documenten kunnen zo de hangmap in; ze hoeven niet eerst naar een aparte map te gaan.
Etiketten. Label elke hangmap duidelijk. U kunt uw labels schrijven, afdrukken of een labelmaker gebruiken. Als u het label niet kunt lezen of een map vergeet te labelen, is het gemakkelijk om de documenten op de verkeerde plaats te leggen en dan is het archiveringssysteem niet meer nuttig. Wat u op het etiket schrijft, is uw keuze. Doe het op een manier die voor jou logisch is, zodat je snel kunt vinden wat je zoekt. U kunt bijvoorbeeld 'bankafschriften' schrijven, de naam van de bank of iets anders dat voor u van betekenis is
De mappen ordenen. Als u ADHD heeft, betekent dit dat uw denken creatief is in plaats van lineair, en hoe u uw archiefkast organiseert, kan dat weerspiegelen. Uw archiveringssysteem hoeft niet alfabetisch te zijn georganiseerd! U kunt besluiten om al uw financiële mappen bij elkaar te groeperen, al uw gezondheidsmappen bij elkaar of op een andere manier die voor u logisch aanvoelt.
Gebruik kleur. Het gebruik van kleur in uw archiefsysteem is een geweldig idee. Mensen met ADHD zijn erg visueel ingesteld, dus het gebruik van felgekleurde hangmappen maakt je opbergsysteem aantrekkelijker. Als u vergelijkbare items in mappen met dezelfde kleur groepeert, kunt u ook dingen snel vinden. U kunt bijvoorbeeld alle rode mappen hebben die betrekking hebben op financiële onderwerpen.
Houd de mappen gestroomlijnd. Overlaad uw mappen niet! Extra grote mappen maken het moeilijker om het archiefsysteem te gebruiken, omdat het moeilijk zal zijn om nieuwe documenten toe te voegen. Als gevolg hiervan kunt u in de verleiding komen om het archiveringssysteem niet meer te gebruiken.
Als uw mappen groot worden, kunt u het volgende doen:
- Versnipper documenten die u niet langer nodig heeft. Bijvoorbeeld: creditcardrekeningen vernietigen direct nadat u hebt betaald; versnipperen van rekeningen, bankafschriften, loonstrookjes/loonstrookjes na een jaar, of wanneer u uw W-2-afschrift voor dat belastingjaar ontvangt; vernietig investeringsdossiers en belastingdocumenten na zeven jaar; en verkoopbonnen versnipperen na afloop van de garantie, of totdat u weet dat het niet nodig is om goederen terug te sturen
- Verdeel het onderwerp in kleinere onderwerpen. In plaats van bijvoorbeeld al uw belastingbestanden in een enkele map met het label 'Belastingen' te plaatsen, maakt u aparte mappen voor elk belastingjaar (bijv. Belastingen 2016, Belastingen 2015, Belastingen 2013)
- Stop alleen belangrijke papieren in de map. Als u bijvoorbeeld een rekening ontvangt, plaatst u de rekening na betaling in de map, maar doet u niet ook de envelop waarin deze is binnengekomen.
Een elektronisch archiveringssysteem opzetten. De opeenstapeling van papier kan voor mensen met ADHD erg overweldigend worden, dus een andere optie is het opzetten van een elektronisch archiveringssysteem. Je hebt een scanner, computer en externe harde schijf nodig om een back-up van bestanden te maken. Scan elk document en bewaar het in een map op uw computer met het label voor verschillende soorten documenten (rekeningen, belastingen, verbeteringen aan het huis, enz.). Door de maand en het jaar aan het einde van de documentnaam toe te voegen, kunt u de zaken ook op datum ordenen; bijvoorbeeld Utilitybill_Nov2002.pdf. Er zijn ook verschillende apps waarmee u documenten rechtstreeks op uw smartphone of tablet kunt scannen, opslaan en beheren.
