Of je nu van negen tot vijf werkt, telewerkt of thuisblijft met de kinderen, iedereen heeft een effectieve methode nodig om hun dag te managen. Per slot van rekening zijn perfectionisme, uitstelgedrag en de mythe van multitasking allemaal zeer reële gevaren die zelfs de meest productieve mensen op één plek kunnen houden. Dus, hoe krijg je de controle over je planning en krijg je dingen echt voor elkaar?
Volgens mensen als Elon Musk en Bill Gates komt het allemaal neer op het onder controle krijgen van je tijd en je planning. Voor hen gebruiken ze 'microplanning', wat inhoudt dat ze hun dag plannen in stappen van vijf minuten. Hoewel dat soort details misschien niet nodig zijn voor de gemiddelde persoon, zit er nog steeds een les in voor ons allemaal: het nemen van controle over je tijd door het in te plannen of op te splitsen in brokken of blokken maakt je productiever. En de gemakkelijkste en meest effectieve manier om dat te doen is door middel van "tijdblokkering".
Waarom tijdblokkering werkt
Soms aangeduid als "monotasking" of "time chunking", is tijdblokkering een tijdbeheertechniek waarbij u een periode blokkeert om een bepaalde taak te voltooien.
In plaats van bijvoorbeeld elke keer dat u een e-mail of een melding op sociale media ontvangt uw telefoon te controleren, blokkeert u specifieke tijden gedurende de dag om te bellen, te reageren op e-mails en sociale media-accounts te controleren.
U reserveert in wezen specifieke tijdsblokken om belangrijke taken of projecten te voltooien. Uiteindelijk is je planning opgedeeld in tijdsblokken waarin je je op één taak of project tegelijk concentreert.
Dit type tijdbeheer maakt uw takenlijst niet alleen beter beheersbaar, maar geeft u ook meer controle over uw dag en helpt u bij het prioriteren van uw taken. Tijdblokkering verbetert ook de focus en voorkomt uitstelgedrag. En aan het eind van de dag heb je het gevoel dat je echt iets hebt bereikt.
Het argument tegen multitasking
Veel mensen geloven dat ze meerdere dingen tegelijk kunnen doen en ze allemaal goed doen. Maar uit onderzoek blijkt dat slechts ongeveer 2,5% van de mensen effectief kan multitasken. Alleen de rest van de bevolking gelooft ze multitasken effectief.
Als u meer dan één ding tegelijk probeert te doen, zoals sms'en en autorijden of een belangrijke e-mail schrijven terwijl u de telefoon van een klant beantwoordt, brengt dat uw vermogen om beide taken goed uit te voeren in gevaar.
Ondertussen ontdekte een onderzoek aan de Universiteit van Utah uit 2013 dat mensen die met meerdere taken tegelijk proberen te jongleren, gemakkelijker worden afgeleid, minder productief zijn, meer fouten maken en lager scoren op recall-tests.
Evenzo kan snel schakelen tussen twee projecten ook van invloed zijn op de resultaten. We voltooien taken veel effectiever als we ze onze volledige aandacht geven. Bovendien waarschuwen neurowetenschappers dat het proberen om meerdere dingen tegelijk te doen, of onze aandacht te verdelen, invloed heeft op ons vermogen om zelfs eenvoudige taken uit te voeren.
Dit betekent dat hoe meer we multitasken, hoe minder we kunnen bereiken. De reden is simpel. We verliezen ons vermogen om ons te concentreren, waardoor projecten langer duren dan zou moeten.
Tijdblokkering gebruiken Use
Door tijdsblokkering of monotasking kunt u zich op één project tegelijk concentreren. Deze aanpak zal niet alleen mentale fouten verminderen, maar het kan je ook helpen je creativiteit de vrije loop te laten, vooral omdat je al je energie en aandacht in één taak zult stoppen binnen het gegeven tijdsblok. Hier is een overzicht van hoe je kunt tijdsblokkering in je leven opnemen.
Ontwikkel je lijst
Begin met het maken van een lijst van alle dingen die deze week gedaan moeten worden. Maak een lijst van al uw werkprojecten, uw gezinsverplichtingen en zelfs uw trainingsdoelen. Het doel is om alles op te nemen, van de telefoontjes die u moet plegen tot de maaltijden die u moet bereiden.
Zet sterren naast de dingen die absoluut moeten worden voltooid, zoals projecten voor werk, vergaderingen met klanten en doktersafspraken. Meestal wordt deze taak gedaan op een vrijdag na het werk of op een zondagavond voordat de werkweek begint.
Bepaal uw prioriteiten
Zodra uw lijst is ontwikkeld, kunt u deze doornemen en sterren plaatsen bij de projecten die uw topprioriteiten voor de week zijn. Probeer het te beperken tot ongeveer twee tot drie dingen per dag. Het doel is dat u uw belangrijkste taken de belangrijkste plaatsen in uw tijdblokkeringsschema geeft. U moet ook plannen om elke dag tijd te besteden aan het beantwoorden van e-mails, het beantwoorden van telefoontjes en het controleren van sociale media.
Een dagelijkse blauwdruk maken
De volgende stap is om na te denken over hoeveel tijd je op een dag hebt en hoeveel tijd je wilt uittrekken voor elke taak op je lijst.
Begin met het maken van tijdsblokken voor de dingen die u elke dag doet, zoals uw ochtendroutines en avondrituelen, sporten, uw woon-werkverkeer, maaltijden en maaltijdbereidingen, hulp bij huiswerk, enzovoort.
Een voorbeeldblauwdruk voor iemand die telewerkt, kan er als volgt uitzien:
- 06:00 tot 7:30 uur Ochtendritueel/oefening
- 7.30 tot 8.00 uur Kinderen naar school brengen
- 8:00 tot 8:30 uur Reageren op e-mails / sociale media controleren
- 8.30 uur tot 10.30 uur Prioriteitsproject (vul een van uw prioriteiten in)
- 10.30 uur tot 11.00 uur Pauze / Terugkeer Telefoongesprekken
- 11u tot 12u30 Prioriteitsproject (vul een van uw prioriteiten in)
- 12:30 uur tot 13.00 uur Lunchpauze
- 13:00. tot 13.30 uur Reageren op e-mails / sociale media controleren
- 13:30 uur tot 15.30 uur Prioriteitsproject (vul een van uw prioriteiten in)
- 15.30 uur tot 16.30 uur Kinderen komen terug van school / praten over dag
- 4:30 in de namiddag. tot 18:00 uur Voorbereiden/eten/opruimen
- 18:00 uur tot 19.00 uur Prioriteitsproject (vul een van uw prioriteiten in)
- 19:00. tot 21.00 uur Vrije tijd/hulp bij huiswerk
- 09:00. 21:30 uur Reageren op e-mails / sociale media controleren
- 21.30 uur tot 22.00 uur Avondritueel
Dit is natuurlijk een heel eenvoudige blauwdruk en zou niet voor iedereen geschikt zijn. De sleutel is dat u een blauwdruk ontwikkelt voor uw typische dag met tijdblokken waarin u zich kunt concentreren op uw belangrijke taken of projecten.
Als u werkt voor een bedrijf dat teamvergaderingen, regelmatige trainingen of wekelijkse telefonische vergaderingen houdt, moet u daar ook rekening mee houden. En vergeet niet rekening te houden met reistijd als u doordeweeks vergaderingen of afspraken heeft. Mogelijk moet u ook een andere blauwdruk voor het weekend ontwikkelen.
Sommige mensen zullen elke week nieuwe blauwdrukken moeten ontwikkelen. Anderen hebben een zeer gestructureerde werkomgeving en kunnen week na week dezelfde blauwdruk gebruiken. Doe wat voor jou werkt. U heeft de controle over uw planning en kunt deze aanpassen en wijzigen om aan uw behoeften en prioriteiten te voldoen.
Blokkeer je hele dag
In het ideale geval kunt u, zodra uw blauwdruk klaar is, elke dag van de week blokkeren. Begin met uw topprioriteiten en ga van daaruit verder. Als je topprioriteit voor de week bijvoorbeeld is om voor vrijdag een uitgebreid activiteitenverslag te schrijven, bedenk dan hoe lang het zal duren om het in elkaar te zetten.
Als u dus denkt dat u vier uur nodig heeft om het rapport in te vullen, kunt u op maandag twee uur en op dinsdag twee uur inplannen om aan het rapport te werken. Plan dan op woensdag nog een uur om het te bewijzen, wijzigingen aan te brengen en het af te ronden. Door vroeg in de week vaste tijdsblokken in te plannen om het rapport in te vullen, voorkom je niet alleen uitstelgedrag, maar maak je ook tijd vrij die je nodig hebt om je te concentreren op het ontwikkelen van het rapport.
Bescherm uw tijd
Als je je schema eenmaal hebt voltooid, bescherm je je tijd dan zo goed mogelijk. Natuurlijk gebeuren er onverwachte dingen en moet je flexibel zijn. Maar weersta de drang om uw prioritaire projecttijd op te geven voor iets dat kan wachten.
Communiceer met collega's en familieleden wanneer u niet beschikbaar bent. Behandel die tijdsblokken vervolgens alsof u een zeer belangrijke klant ontmoet. Niemand zou eraan denken u te onderbreken tijdens een vergadering. Evenzo is het doel dat u niet wordt onderbroken tijdens uw beschermde prioritaire projecttijd.
Een woord van Verywell
Effectief gebruik van tijdsblokkering kan u helpen uw dag onder controle te krijgen, uw aandacht te concentreren en uitstelgedrag te voorkomen. In het begin kan het wat vallen en opstaan kosten om een blauwdruk te maken die voor u werkt, maar met een beetje oefening en een kleine dosis geduld zult u binnen de kortste keren een professional zijn.
Tips om volwassenen met ADD/ADHD te helpen gefocust te blijven op het werk